记录管理

记录管理系统(RMS, Records Management System)为了满足机关、企事业单位档案著录归档、档案检索、档案利用等管理需要设计开发的，可实现文档记录管理的一体化。办公中各类文件可直接归档到记录系统，并按记录管理规范进行管理和再利用。涵盖了记录管理各方面的业务内容，具有功能全面、操作简单、分类清晰、统一性与灵活性相结合等特点。
数字记录管理主要原理是在一个网络支持平台上实现业务管理及信息服务。通过多层面的信息采集，形成超大规模、高度有序的综合信息资源库群；实现档案数据存储；实现档案信息的有效访问与查询；档案分布管理与集中管理的统一结合；实现档案信息的发布与传递；对数字档案信息进行安全保护。

G-BOP RMS产品组成

常见问题：
长久以来，多数人视有条不紊的记录管理 (Records Management) 为理所当然，却往往会掉以轻心。其实在充满风险的商业环境中，小心处理重要文件、档案、合约、影片甚至物件的重要性绝对不容忽视；纵使是漏失一份文件或一封电邮，也可能会为公司带来严重后果和法律责任，包括未能满足条例要求及克服规章所带来的挑战、因为不同类型记录各有不同储存期限而带来的繁复管理问题、 因员工篡改公司记录而引起的诉讼问题等等。要避免这些问题以及解决繁复记录管理所带来的问题，是企业面临的崭新课题。
使用G-BOP RMS，因为利用它能够：

记录管理技术基础
G-BOP RMS 能够自动化处理整个记录管理生命周期、无形地执行一致的条例及记录管理政策。简单来说，我们可以将电脑储存的资料分成两类：结构性和非结构性。平时一般以资料库储存的资料，是结构性的，然而它占公司日常运作储存的总数来说是非常低的，约占 20%。而非结构性资料，例如一般的文件储存、多媒体档案储存等等就算以树状目录分门别类储存，都归入非结构性资料，而非结构性资料不能以简单的形式将档案搜寻，却是企业最常见的档案类型，企业最需要的便是记录管理。G-BOP RMS 的记录管理方案，能够为企业处理日常的非结构性档案，因为所有档案管理都经过周详的记录，并赋予 Index，每笔记录随后都依据预先定义的处理政策自动处理。因为非经人手而自动化处理的关系，便能将记录的错误率降到很低。举个例子，假设一个Globalstech员工经输入资料，系统便会自动储存该笔记录的存入时间和内容等资料。其后G-BOP RMS Admin 便可以依照该笔记录进行核实工作，同一时间，在整个记录管理流程中，所以程序都经由预先设定的程式执行，绝无误差。所以，自动化的 Records Manager 能够减低人为的出错机会，亦能杜绝人手作弊的情况出现。在部署过程中，正常只需要在一台伺服器上安装Globalstech的 ECM 平台，然后所有员工档案处理全都经由 INTERNET / INTRANET 操作，所有档案都将储存在伺服器上。而且因为记录都经由 Globalstech 处理并储存，亦能减低员工违规丢失资料的机会。

产品组成：
G-BOP RM Services结合了Globalstech的Portal软件的信息管理技术。在信息获取和使用上，软件赋予内容所有者更多的控制权，包括限制访问、设置水印、禁止打印、禁止向未授权接收者转发和取消打开文件的权限等。该软件还可完全监控对文件所进行的所有操作，并允许管理员随时改变用户权限。
Globalstech G-BOP Records Manager 更加灵活，可对企业记录的整个周期进行控制——从创建、保护到访问、破坏。该软件利用服务导向性架构，简化了与其他业务程序和内部系统的集成。因此，客户可根据业务需要灵活安装相应水平的记录管理软件。