办公协作平台

概述:

信息整合与人员协作所面临的问题

统一协作搭建信息整合与人员协作网络环境

统一协作为企业贡献的价值

企业信息化建设,除了ERP、SCM和CRM之外还需要什么?来自IDC的报告表明,互联网上每天由企业生成的内容超过2千万个网页。同时,由于其中非结构化的网上数据占到了85%左右,IDC估算,排名财富1000强的企业每年因信息访问困难而造成的损失高达75亿美元。现在越来越多的企业认识到:加强对信息和知识的收集和研究、充分利用知识创造经济效益成为企业进一步发展的关键。

 另外,随着信息化建设的深入和电子商务的普及,企业需要进一步的集成现有的应用系统和扩展其价值链,实现企业内部、企业与企业之间、企业与客户之间端到端的业务集成,使企业可以为各种类型的用户:企业内部雇员、合作伙伴、供应商和顾客等提供个性化的信息搜索、访问和分析的功能,帮助他们通过有效利用企业的信息资产,实现更有效率的业务运作,做出最佳的业务分析和决策。

 信息整合与协作所面临的问题

 然而实现这一切,并不是轻而易举的。面对不断增长的海量的信息,迅猛发展的信息技术,企业内越来越多的业务应用系统,越来越复杂多变的组织机构和业务流程,要为企业人员提供一个随需应变的协作工作环境,会面临以下方面的问题:

 展示界面不统一、不规范,应用可操作性差

 资源分散,没有一个统一的、个性化的资源/应用视图,工作效率低

 多个系统访问点,多个用户管理、口令,用户体验差

 应用层面的代码重复开发,无法实现资源重用,重复投资

 相关部门人员间缺乏协作,工作效率低

 知识资源无法实现共享,资源浪费

 系统灵活度、扩展性问题,无法快速响应业务的变化

 没有一个统一的、有效的、个性化的客户服务途经,使得服务水平低

统一协作搭建信息整合与人员协作网络环境

 通过统一协作搭建信息整合与人员协作网络环境,企业可以构建一个统一的、动态的工作环境,实现人员间的互动——包括员工与员工之间、上下级之间以及跨部门之间的协作门户网站,提高工作效率的同时,增进客户与员工、员工之间以及其他员工上下级之间的关系。它提供全面集成的协作功能以及世界一流的人员集成平台。集成协作环境系统架构如下图:

底层数据源构成了人员整合与协作的数据信息支撑环境,包括一切运营管理过程中的关键数据,这些数据主要存储在关系数据库(SQLServer,Oracle,DB2)、复合型数据库和文件系统等。应用系统需要对这些数据和信息以某种方式进行分类存储和管理,并根据数据和信息之间的关联关系把它们按照更高的层次需要,全新地组织和存储起来,以便于访问和重复利用。

 在中间层是企业应用平台,用以支持应用层的功能实现。我们通过技术应用合作,将企业应用平台基于标准的电子商务基础服务技术(.Net,J2EE/WebService/LDAP/EAI等),可以提供与其它系统相应的接口,通过WebService/XML进行数据的交换。协同办公应用平台提供了企业级应用扩展能力和高可靠性的平台服务。通过基于办公平台的特定协作组件扩展的协作服务层可以为企业应用和员工提供全方位的协作式工作环境(电子邮件、即时消息、工作流、项目协作、文档服务、搜索引擎等),可以在上层的应用中利用这些基础服务,实现真正的协作互动。在这一层重点解决了以下问题:

 Web实时互动协作

 网络化文档资源管理

 内容编目和信息检索

 可定制的流程管理

 各系统之间的集成性

最上层是企业门户网站,实现用户界面层的整合,可以帮助企业将人员、流程和信息链接在一起。门户网站是通过统一的、标准的用户界面,连接到广泛的应用、内容和数据的集成方法。用户通过浏览器能够找到相关的人、应用程序和内容。用户根据自己的角色能够查看到相应的资源,并且透过门户网站可以访问到多种异构数据源,包括关系数据库、多维数据库、文档管理系统、电子邮件系统、新闻和各种文件系统。这一层实现如下功能:

 对企业信息的分类和连接

 根据用户工作角色不同提供不同类型信息的导航

 用户可以根据自己的需要定制自己的起始界面

 提供友好的、易于使用的用户工作界面

 

 统一协作网站为企业贡献的价值

集成协作环境改进工作效率,提高劳动生产率,同时通过优化“员工与员工”和“员工与业务”的业务流程,改善“员工与客户”和“员工与上级”的业务关系。建立动态办公平台的意义在于以下几方面:

 工作方式的改变:实现员工、企业、客户、供应商之间简单、统一和个性化的沟通,建立更紧密的合作平台。

 工作效率的提高,运行成本的节省:使员工摆脱企业中与自身不相干的复杂流程,把复杂的流程简单串联起来,从而提高企业内部的工作响应速度、积极性、工作效率和劳动生产率,节省运行成本。

 整合的平台:建立集成的组织门户或平台,把各个孤立分散的机构网站集成为完整统一的高效的集合,同时关注有增加值的活动。

 端到端的解决方案:通过分析业务,快速改进信息流和协作方式,建立一个端到端行业范围的结构。

 系列化的产品和一条龙的服务:公开的、基于标准的解决方案融合了中恒电G-ONEWCM门户与合作伙伴的系列软件,以及中恒电的业务咨询和应用管理服务的实施队伍。

 系统起到“知识管理”的平台作用。面向知识管理的系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去,它不仅模拟和实现了工作流的自动化,更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。

 扩展系统“电子学习中心”的作用,建立学习型的组织。电子学习,也是目前通行的e-Learning,指基于互联网的学习。它具有以下3大特点:

 网络化:知识可以及时地更新,同时保证了知识的一致性。

 个性化:学习的终端是学习者桌前的电脑,甚至移动电话。学生可以根据自己的时间安排学习进度,根据自己的需要安排学习内容。

 可跟踪:员工的所有学习活动都被记录下来,作为评估学习效果和分析培训需求的依据。

在分析企业系统需求和研究学习型组织的功能特点基础上,我们认为分行内部管理系统应该建成为一个学习型组织内部信息系统平台,帮助企业实现如下的“五个进步”:

 通过企业门户网站管理系统的建设实现企业学习力的进步

 通过企业门户网站管理系统的建设实现工作效率的进步

 通过企业门户网站管理系统的建设实现管理水平的进步

 通过企业门户网站管理系统的建设实现快速反应能力的进步

 通过企业门户网站管理系统的建设实现决策能力的进步

“五个进步”的实现,是系统对门户网站对人员及信息的整合与协作,是以创建学习型的企业为前提,以知识管理为核心,围绕实现门户与知识管理的信息基础策略、信息共享策略、信息挖掘策略、信息展示策略、信息推荐策略等各个方面多层次多方式的发展。